Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych
Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Viessmann Sp z o.o. (dalej „Viessmann”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo.
Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez nas procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Viessmann zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
Administrator danych
Administratorem Państwa danych jest Viessmann Sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Karkonoskiej 65. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: marketing@viessmann.pl.
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
---|---|---|
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO
Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających. |
Viessmann w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. |
Rozpatrywanie skarg i reklamacji. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO
Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. |
Viessmann w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów. |
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO
Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. |
Viessmann w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. |
|
Prowadzenie statystyk | art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. |
Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności. |
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. |
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód do czasu wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Viessmann i związanych z nimi roszczeniami. |
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów. |
Monitoring na terenie administratora danych w celach podniesienie bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji. | art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO
Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 30 dni od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu. |
Prowadzenie monitoringu na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP). |
Prowadzenie rekrutacji | art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b i lit. f RODO
Do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne do czasu wycofania zgody. |
Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 3 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. |
Wizerunek jest wykorzystywany jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością Państwa dane osobowe mogą być ujawniane następującym podmiotom:
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
- podmiotom wchodzącym w skład GRUPY VIESSMANN (wymienione w Deklaracji ochrony danych)
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom systemów teleinformatycznych i usług IT, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom świadczącym usługi marketingowe, windykacyjne, logistyczne, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Viessmann i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
- bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie, której dane są przez nas przetwarzane przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania swoich danych osobowych,
- usunięcia swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
- przenoszenia swoich danych osobowych.
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, (więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi).
Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Viessmann z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z naszej oferty lub zostać naszym pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe. Ponadto dane osobowe (w zakresie: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail) mogą być udostępnione Viessmann przez podmiot, który dokonał rejestracji Pani/Pana osoby na szkolenie organizowane przez Viessmann lub przez naszego kontrahenta w celach kontaktowych w ramach bieżącej współpracy.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich w kontekście infrastruktury informatycznej, z której korzysta Viessmann. W przypadkach wskazanego przekazania stosowane są odpowiednie i właściwe zabezpieczenia wymagane przez przepisy o ochronie danych osobowych oraz umożliwia się uzyskanie kopii danych przekazanych do państw trzecich.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.