Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Viessmann Sp z o.o. (dalej „Viessmann”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo.

Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez nas procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Viessmann zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).

Administrator danych

Administratorem Państwa danych jest Viessmann Sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Karkonoskiej 65. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: daneosobowe@viessmann.pl.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych	Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem.	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających.	Viessmann w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów.
Rozpatrywanie skarg i reklamacji.	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.	Viessmann w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi	art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.	Viessmann w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.
Prowadzenie statystyk	art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.	Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności.
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej	art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.	Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej	art. 6 ust. 1 lit. a RODO Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód do czasu wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Viessmann i związanych z nimi roszczeniami.	Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.
Monitoring na terenie administratora danych w celach podniesienie bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.	art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 30 dni od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.	Prowadzenie monitoringu na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP).
Prowadzenie rekrutacji	art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b i lit. f RODO Do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne do czasu wycofania zgody.	Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 3 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami	art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.	Wizerunek jest wykorzystywany jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Państwa dane osobowe mogą być ujawniane następującym podmiotom:

organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
podmiotom wchodzącym w skład GRUPY VIESSMANN (wymienione w Deklaracji ochrony danych)
podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom systemów teleinformatycznych i usług IT, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom świadczącym usługi marketingowe, windykacyjne, logistyczne, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Viessmann i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przez nas przetwarzane przysługuje prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych,
sprostowania swoich danych osobowych,
usunięcia swoich danych osobowych,
ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
przenoszenia swoich danych osobowych.
wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, (więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi).

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Viessmann z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z naszej oferty lub zostać naszym pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe. Ponadto dane osobowe (w zakresie: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail) mogą być udostępnione Viessmann przez podmiot, który dokonał rejestracji Pani/Pana osoby na szkolenie organizowane przez Viessmann lub przez naszego kontrahenta w celach kontaktowych w ramach bieżącej współpracy.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Viessmann może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie danych poza obszar EOG. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG. W przypadku odbiorców na terytorium państw nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej, w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony, eksporter danych (Viessmann lub podmiot przetwarzający, działający na zlecenie Viessmann), zawiera umowy z odbiorcami danych osobowych, które są oparte na standardowych klauzulach umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Więcej informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, w tym kopię przyjętych środków ochrony, można uzyskać kontaktując się z nami (dane kontaktowe podano powyżej).

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.